Negli ultimi tempi mia madre ha avuto un problema di salute.
Io e mia sorella ci stiamo alternando per starle vicino, nella casa dove vive in Abruzzo, vicino al mare. È un atto di responsabilità, di presenza e, in qualche modo, anche di restituzione.
Ci alterniamo per esserci a pranzo, a cena, per accompagnare, organizzare, ascoltare, preparare, supportare. A volte preparo io il pranzo. A volte la cena. A volte semplicemente tengo insieme ciò che serve, dentro una giornata che non può più essere progettata solo in funzione del mio lavoro.
E quando la vita cambia così, inevitabilmente cambia anche il modo di lavorare.
Non in teoria. Nella pratica.
Cambiano gli orari. Cambiano i margini. Cambiano le energie disponibili. Cambiano i ritmi mentali.
Cambia soprattutto l’idea che avevi di una giornata “normale”.
Quando cambia il contesto, deve cambiare anche il sistema
Prima avevo una routine più stabile, soprattutto quando lavoravo dal mio home office a Milano.
C’erano spazi prevedibili, blocchi di concentrazione più difendibili, una scansione più lineare della giornata.
Oggi la mia giornata si è accorciata. O forse sarebbe più corretto dire che ha dovuto adattarsi a una realtà diversa.
Ed è proprio questo il punto.
Quando cambia il contesto, continuare a chiedere a noi stessi di lavorare esattamente come prima può diventare controproducente.
Non perché siamo diventati meno capaci, meno disciplinati o meno produttivi.
Perché il sistema nel quale stiamo lavorando è cambiato.
SMARTER® parte proprio da qui: non chiedere alla persona di compensare indefinitamente il contesto con più sforzo, ma riprogettare il modo di lavorare in funzione delle condizioni reali.
Non tutte le ore hanno lo stesso valore
In questo periodo la mattina presto faccio yoga, i Cinque Tibetani. Poi vado a fare una passeggiata al mare, a volte all’alba, altre volte verso il tramonto.
E poi inizio a lavorare.
Quando va bene, riesco a concentrarmi dalle sette, sette e mezza fino alle undici. Quando va meno bene, fino alle nove e mezza o alle dieci.
Quello è diventato il mio vero spazio di qualità.
È il momento in cui posso pensare, scrivere, progettare, costruire e affrontare le attività che richiedono maggiore concentrazione.
Il pomeriggio, invece, tra il caldo e la stanchezza accumulata, la mia energia cambia.
E ho imparato a non chiedere a quel momento della giornata ciò che non può darmi.
Non imposto deep work quando so che non è la finestra giusta.
Uso quel tempo diversamente.
Mando email, rispondo ai messaggi, sento persone, pianifico riunioni, organizzo attività più leggere e tengo vive conversazioni e relazioni.
Non combatto contro il mio livello di energia. Lo osservo, lo rispetto e progetto il lavoro di conseguenza.
È una distinzione importante.
Perché siamo abituati a pensare il lavoro soprattutto in termini di tempo disponibile. Ma il tempo, da solo, non basta.
Un’ora di grande lucidità non vale quanto un’ora nella quale siamo mentalmente scarichi.
Lavorare SMARTER® significa quindi imparare a gestire insieme tempo, attenzione ed energia.
Meno tempo può rendere più visibile ciò che conta
In queste settimane mi sto accorgendo anche di un altro effetto.
Avendo meno tempo e meno continuità, seleziono meglio.
Vado più velocemente al punto. Distinguo con maggiore chiarezza le attività importanti da quelle che semplicemente occupano spazio nella giornata.
Quando il tempo si restringe, il superfluo diventa più visibile.
E quando l’energia non è infinita, smetti di sprecarla con la stessa leggerezza.
La domanda diventa inevitabile:
quali sono le poche attività che fanno davvero la differenza?
Qual è quel 20% di azioni che genera gran parte del valore?
È la stessa logica che utilizziamo nel metodo SMARTER®: distinguere ciò che crea valore da ciò che genera dispersione, proteggendo le priorità prima di riempire il calendario.
La realtà, in alcuni momenti, ci costringe a diventare più essenziali.
E l’essenzialità può diventare una competenza.
Batching: ridurre le decisioni per proteggere energia
Un’altra cosa che sto utilizzando molto in questo periodo è il batching: l’accorpamento intenzionale di attività simili.
Nel lavoro significa, per esempio, raggruppare email, messaggi, telefonate e micro-attività organizzative in finestre definite, invece di lasciare che interrompano continuamente ciò che stiamo facendo.
Ma mi sto accorgendo che questa logica funziona altrettanto bene nella vita quotidiana.
La sera, quando torno a casa, preparo spesso il cibo per due o tre giorni.
È una scelta molto semplice.
Ma significa che nei giorni successivi, magari prima o dopo essere stato in ospedale, non devo ripartire ogni volta da zero.
Non devo decidere nuovamente cosa preparare. Non devo riorganizzare tutto. Non devo spendere attenzione in qualcosa che posso avere già gestito prima.
Ridurre le micro-decisioni significa ridurre il carico cognitivo.
E nelle fasi più complesse, proteggere energia può essere importante quanto proteggere il tempo.
Una parte della qualità del lavoro nasce fuori dal lavoro
Anche vivere vicino al mare, in questo momento, mi sta insegnando qualcosa.
Il tempo che riesco a liberare non provo automaticamente a riempirlo.
Leggo. Cammino. A volte faccio un tuffo. Cerco di vedere amici cari che vivono qui. Ho smesso di guardare la televisione.
Cerco di stare nel tempo libero in modo più pieno e meno dispersivo.
E anche questo, per me, parla di lavoro.
Perché la qualità del nostro lavoro non dipende soltanto da ciò che facciamo durante le ore operative.
Dipende anche da come arriviamo a quelle ore.
Da come recuperiamo.
Da ciò che ci rigenera.
Da come entriamo e usciamo dalla giornata.
Se non osserviamo questa dimensione, rischiamo di leggere la produttività soltanto come quantità di ore o quantità di attività completate.
Ma una parte decisiva della performance nasce proprio fuori dal lavoro.
È anche uno dei principi alla base della Smart Week e della 4 Day Week: il recupero non è necessariamente il contrario della performance. Può essere una delle condizioni che la rendono sostenibile.
Quando manca direzione, aumenta il rumore
Questa esperienza mi ha reso ancora più evidente un altro principio.
Quando non c’è una direzione chiara, cresce l’agitazione.
C’è stato un periodo nel quale la situazione di mia madre non era ancora ben definita.
Non era chiaro il quadro. Non era chiaro il percorso. Non era chiaro cosa sarebbe successo dopo.
E l’assenza di chiarezza generava inevitabilmente tensione.
Per indole tendo a non fermarmi ai sintomi.
Cerco di comprendere le cause. Di osservare ciò che emerge in superficie, ma anche ciò che rimane sotto.
È la stessa logica dell’iceberg: ciò che vediamo conta, ma spesso è il sommerso a determinare una parte importante di ciò che accade.
Così mi sono confrontato con i medici, ho cercato di capire meglio il quadro e di costruire maggiore chiarezza sul percorso.
Oggi, pur dentro una situazione che richiede ancora attenzione, avere una direzione più definita cambia profondamente il modo in cui vivo questa fase.
Anche nel lavoro accade la stessa cosa.
Quando manca una direzione chiara, ci riempiamo di attività. Reagiamo a tutto. Facciamo molto, ma non necessariamente ciò che conta.
Ci sentiamo pieni, ma non centrati.
Quando invece iniziamo a vedere meglio priorità, cause e direzione, cambia la qualità del nostro stare nelle cose.
La complessità non scompare.
Ma smette di essere soltanto rumore.
La consapevolezza diventa una competenza operativa
Forse questa è la lezione più importante che sto portando con me.
La cosa decisiva non è riuscire a mantenere sempre la routine ideale.
È essere consapevoli di come stiamo lavorando, di ciò che il contesto ci permette di fare e di come possiamo adattarci quando la vita cambia le regole del gioco.
Ci sono momenti nei quali non possiamo lavorare come prima.
E insistere nel farlo può aumentare soltanto frustrazione, sovraccarico e dispersione.
In quei momenti serve qualcosa di diverso:
- leggere con onestà il contesto;
- proteggere le poche ore ad alto valore;
- scegliere meglio le priorità;
- accorpare ciò che può essere batchato;
- ridurre le micro-decisioni;
- rispettare i livelli di energia;
- proteggere il recupero;
- costruire maggiore chiarezza sulla direzione.
È qui che la consapevolezza smette di essere un concetto astratto e diventa una competenza reale.
Capire come lavori.
Capire quando rendi meglio.
Capire cosa merita lavoro profondo e cosa può essere alleggerito o accorpato.
Capire cosa ti rigenera.
Capire cosa, oggi, conta davvero.
Quando la vita cambia, riprogetta il lavoro
Nelle fasi complesse non tutto ha lo stesso peso.
E lavorare bene non significa necessariamente riuscire a fare tutto.
Significa identificare con maggiore lucidità le attività a più alto valore e costruire intorno a esse una giornata possibile.
È quello che sto imparando tra cura, mare, mattine corte e pomeriggi più lenti.
Il lavoro non è qualcosa da difendere rigidamente dalla vita.
È qualcosa da riprogettare quando la vita cambia.
E forse proprio nei momenti in cui vengono meno le condizioni ideali emerge la competenza più importante: riuscire a restare presenti, adattivi e intenzionali.
Non perfetti.
Lucidi.
Per me anche questo significa Pensare SMARTER®. Lavorare SMARTER®.
Se vuoi capire come riprogettare il tuo modo di lavorare intorno a priorità, energia, focus e condizioni reali, scopri il metodo SMARTER®.
